マイナンバー実践講座③マイナンバー制度が始まる前にしておくこと

マイナンバー講座③ こんにちは、福岡の社労士、松本です。前回の記事では、なぜマイナンバー対策が必要なのか？について書きました。今回はマイナンバー制度が始まる前にしておくことについてです。

マイナンバーが始まる前に具体的には下記の項目を実施することが必要です。進める順番は前後するところもあってよいと思いますが、いきなり回収をしてしまうとその時点で違反となってしまう点に注意が必要です。

1・従業員教育

マイナンバーが始まる前にマイナンバーを扱う可能性がある従業員にマイナンバー制度がどういったものか教えます。マイナンバーに関する理解不足が原因で無意識に違反行為をしてしまうことを防ぎます。

2・従業員へのアナウンス

従業員の方のほとんどはマイナンバーという言葉は知っていてもそれがどのようなものか詳しく知っている方は少ないです。少なくとも何をしてもらうか、どのように使われるかといった点は伝えておく必要があります。

3・会社の体制の整備、確認

会社の体制を整えておく必要があります。誰がマイナンバーを扱うのか、会社の規則を作ったり、関係者に周知、勉強会を開くなど前準備が必要です。

4・委託先の体制の確認

マイナンバーを扱う業務を委託している場合（現在社労士や税理士が該当します）委託先の管理体制を確認しておく必要があります。

5・マイナンバーを回収する人の洗い出し

マイナンバーは従業員以外の方のものも会社で利用することがあります。具体的には弁護士、税理士、社労士等の外部専門家等が該当します。

6・利用目的の通知

マイナンバーは取得するときに、その利用目的を可能な限り特定し通知する必要があります。あくまでも通知であり、同意までは求められていません。

7・マイナンバーの取得

2016年にマイナンバー制度は始まりますが、マイナンバーは2015年10月より、住民票の住所へ配布されます。。マイナンバーについては2015年中に取得することも認められていますので、少なくとも従業員分については2015年に取得するとスムーズです。

上記がマイナンバー制度開始までの大まかな流れですが、会社の状況にあわせてスケジュールを立て準備することが必要です。少なくともマイナンバーを取得する前までには完了していることが安全にマイナンバーを管理する為には必要です。

各項目について詳細は別の記事で書いていきます。