こんにちは、福岡の社労士、松本です。前回の記事ではマイナンバー制度が始まる前にしておくことについて書きました。今回はその中の一つ、従業員教育についてです。

従業教育は順序立てたものが必要

一言で従業員教育と言っても段階的、役割別に分けたものを用意する必要があります。マイナンバーを扱うことが無い従業員に対しては制度の概要、マイナンバーを提供してもらう旨といった簡単なものでも支障はないと思いますが、会社に管理区域を設ける場合はその旨や目的を伝える必要があります。中小企業の事務所ではマイナンバーの為に特別に管理区域を設けることは困難ですので、運用する人の教育が重要なセキュリティ対策になります。

実際にマイナンバーを扱う従業員については、しっかりとした教育が必要です。マイナンバー取得前の段階が一番大切で、出来る事、出来ない事をしっかり伝える必要があります。普段使用している個人情報よりも厳格な管理が求められる為、違反行為があった場合の罰則や、会社に与える影響まで伝えます。

従業員教育の段階

一般従業員向け

1・マイナンバー制度の概要、会社の取扱い指針の説明

2・会社のマイナンバーの取扱規程の説明

取扱い従業員向け

3・会社の管理体制について

4・会社の管理体制における各人の役割・権限について

5・マイナンバーの取得・保管・提供・廃棄の手順の説明

6・継続的なフォローアップ研修

実際は会社の規模により、効率的な教育内容やプログラムを考える必要があります。さしあたって制度導入前に1～5までを実施することが望ましいです。

継続的な教育大切

マイナンバー制度の特徴として、厳格な管理が求められている点、重いペナルティがある点があげられます。物理的な対策はお金をかけることである程度担保できますが、人が扱うという点の排除は出来ません。人はどうしても慣れてしまうと「まあいいか」という気持ちが出てしまいます。会社でどんなに立派な規程を作成しても運用する人がそうなってしまうと会社の管理体制は形骸化してしまいます。そうならない為に継続的な教育を行うようにすることが大切です。